Adeverință de vechime în muncă – model actualizat pentru anul 2026

Adeverință de vechime în muncă – model pentru dovedirea experienței profesionale

O adeverință de vechime în muncă este documentul prin care angajatorul confirmă activitatea desfășurată de un salariat sau fost salariat, durata raportului de muncă, funcția ocupată, salariul și vechimea acumulată. Documentul poate fi utilizat la angajarea într-o altă companie, participarea la un concurs, stabilirea drepturilor de pensie, recunoașterea experienței într-o specialitate sau completarea unui dosar administrativ.

Adeverința se întocmește pe baza informațiilor existente în REGES-ONLINE și în dosarul personal al salariatului. Angajatorul trebuie să verifice contractul individual de muncă, actele adiționale, perioadele de suspendare, modificările funcției, norma de lucru și data încetării activității.

La încetarea contractului, angajatorul are obligația să îi elibereze salariatului o adeverință care atestă activitatea desfășurată, durata acesteia, salariul, vechimea în muncă și vechimea în specialitate, împreună cu un extras din Registru. Documentul trebuie semnat în condițiile legii.

Când este necesară adeverința de vechime

Documentul este solicitat frecvent atunci când o persoană începe un nou loc de muncă și trebuie să demonstreze experiența acumulată anterior. Noul angajator poate utiliza informațiile pentru stabilirea vechimii în specialitate, acordarea unor drepturi interne sau verificarea îndeplinirii condițiilor pentru o anumită funcție.

Adeverința poate fi necesară și pentru participarea la un concurs în sectorul public, unde experiența profesională trebuie dovedită prin documente emise de foștii angajatori. În această situație, simpla menționare a locului de muncă în CV nu este suficientă.

Documentul mai poate fi folosit într-un dosar de pensionare, pentru acordarea indemnizației de șomaj, pentru recunoașterea unei perioade de activitate sau pentru corectarea unor informații incomplete privind istoricul profesional.

Adeverința eliberată la încetarea contractului

La finalul raportului de muncă, adeverința trebuie eliberată fără ca fostul salariat să fie obligat să aștepte o solicitare ulterioară. Ea se predă împreună cu extrasul din REGES-ONLINE și cu celelalte documente aferente încetării.

Este recomandat ca salariatul să verifice documentul înainte de preluare. Funcția, perioada lucrată, salariul și temeiul încetării trebuie să corespundă contractului și actelor adiționale existente.

Adeverința solicitată în timpul sau după încetarea activității

Un salariat activ sau un fost salariat poate solicita în scris eliberarea adeverinței. Angajatorul trebuie să o emită în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la data solicitării, pe baza informațiilor din Registru și din dosarul personal.

Cererea trebuie să identifice persoana, perioada pentru care este solicitat documentul și, dacă este relevant, scopul utilizării. Fostul salariat trebuie să indice și modalitatea prin care dorește să primească adeverința.

Ce trebuie să conțină adeverința de vechime

Identificarea angajatorului și a salariatului

În partea introductivă trebuie înscrise denumirea completă a angajatorului, forma juridică, sediul social, codul unic de înregistrare și numărul de ordine din registrul comerțului, dacă este aplicabil.

Persoana pentru care este emisă adeverința se identifică prin nume și prenume. Codul numeric personal sau datele actului de identitate pot fi incluse atunci când sunt necesare pentru evitarea confuziilor, însă documentul nu trebuie să conțină mai multe date personale decât cele necesare scopului său.

Dacă angajatorul și-a schimbat denumirea, forma juridică sau sediul în timpul activității salariatului, adeverința poate menționa succesiunea acestor informații atunci când este necesară pentru corelarea documentelor vechi.

Perioada de activitate și contractul individual de muncă

Adeverința trebuie să indice data la care salariatul a început activitatea și data la care contractul a încetat. Dacă raportul este încă activ, se precizează că persoana lucrează până în prezent sau până la data emiterii documentului.

Trebuie menționat dacă raportul de muncă a fost încheiat pe durată determinată sau nedeterminată. Dacă au existat mai multe contracte succesive la același angajator, acestea pot fi prezentate separat, astfel încât perioadele să poată fi verificate fără suprapuneri.

Pentru un contract cu timp parțial se înscrie norma zilnică sau săptămânală. Documentul nu trebuie să prezinte un contract part-time ca fiind unul cu normă întreagă.

Funcția ocupată și vechimea în specialitate

Vechimea în muncă reprezintă durata activității desfășurate în baza raporturilor recunoscute de legislația muncii. Vechimea în specialitate se referă la perioada în care persoana a lucrat într-o funcție, profesie sau ocupație relevantă pentru domeniul analizat.

Adeverința trebuie să menționeze denumirea exactă a funcției și codul COR înregistrat. Dacă salariatul a ocupat mai multe funcții în cadrul aceleiași societăți, fiecare interval trebuie prezentat distinct.

Funcționalitatea „Extras salariat” din REGES-ONLINE include date despre contract, normă, cod COR, salariu, vechime în specialitate, suspendări și detașări. Raportul reflectă datele transmise în sistem de angajator.

Pentru un concurs sau o procedură în care este solicitată experiență într-un anumit domeniu, poate fi utilă și descrierea succintă a atribuțiilor. Totuși, adeverința nu trebuie să înlocuiască fișa postului atunci când instituția solicită acel document separat.

Cum se tratează perioadele de suspendare

Contractul individual de muncă poate fi suspendat pentru concediu fără plată, concediu pentru creșterea copilului, absențe nemotivate, suspendare disciplinară sau alte situații prevăzute de lege.

Perioadele de suspendare trebuie prezentate separat, cu data începerii, data încetării și temeiul aplicabil. Efectul acestora asupra vechimii poate varia în funcție de tipul suspendării și de legislația care reglementează situația respectivă.

Angajatorul nu trebuie să elimine pur și simplu toate perioadele de suspendare din calcul fără verificare. Unele perioade pot fi recunoscute ca vechime sau stagiu potrivit normelor speciale.

Menționarea salariului în adeverință

Reglementările privind REGES-ONLINE prevăd că adeverința eliberată la încetare sau la solicitarea salariatului trebuie să ateste inclusiv salariul.

În document se poate menționa salariul de bază brut înscris în contract și modificările sale succesive. Dacă scopul adeverinței impune prezentarea veniturilor efectiv realizate, poate fi necesară o adeverință de venit separată.

Salariul de bază nu trebuie confundat cu venitul brut total, care poate include sporuri, prime, ore suplimentare și alte drepturi. Fiecare sumă trebuie denumită corect.

Adeverința de vechime și extrasul REGES-ONLINE

Extrasul din Registru poate prezenta istoricul contractului, funcțiile, salariul, suspendările și detașările. Inspecția Muncii arată că vechimea în muncă și în specialitate poate fi dovedită și prin extras, în condițiile stabilite de reglementarea REGES-ONLINE.

Totuși, la încetarea activității angajatorul trebuie să elibereze atât adeverința, cât și extrasul certificat din Registru. Cele două documente se completează reciproc și permit verificarea informațiilor profesionale.

Raportul generat de angajator poate fi exportat din REGES-ONLINE în format PDF, Excel sau CSV și poate fi semnat electronic. În format tipărit, ghidul oficial precizează că raportul este valabil dacă este însoțit de semnătura olografă a angajatorului sau a reprezentantului competent.

Cine semnează adeverința

Documentul este semnat de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită să gestioneze documentele de personal. Poate fi vorba despre administrator, director, responsabil de resurse umane sau o altă persoană desemnată.

Adeverința poate fi emisă pe hârtie sau în format electronic, în funcție de procedura angajatorului și de forma acceptată de destinatar. Semnătura trebuie să permită identificarea persoanei care își asumă corectitudinea informațiilor.

Ce se întâmplă dacă angajatorul nu mai există

Dacă societatea a fost radiată, se află în insolvență sau nu mai poate elibera documentul, fostul salariat trebuie să identifice persoana care păstrează arhiva de personal. Aceasta poate fi un lichidator, un operator arhivistic autorizat sau o altă entitate desemnată potrivit situației societății.

Persoana trebuie să prezinte suficiente informații pentru identificarea perioadei lucrate, precum denumirea fostului angajator, sediul, funcția și intervalul aproximativ al activității.

Pentru perioadele înregistrate în REGES-ONLINE, salariatul poate consulta și genera extrase privind propriile contracte prin aplicația destinată salariaților. Datele trebuie însă verificate, deoarece raportul reflectă informațiile transmise de angajatori în sistem.

Corectarea informațiilor greșite

Dacă adeverința conține o funcție, perioadă, normă sau valoare salarială greșită, salariatul trebuie să solicite corectarea înainte de folosirea documentului. Modificările trebuie realizate pe baza contractului, actelor adiționale și evidențelor oficiale.

Nu este recomandată corectarea manuală a unui document deja semnat. Angajatorul trebuie să emită o nouă adeverință sau să utilizeze o formă de rectificare clară și verificabilă.

Dacă eroarea se regăsește și în REGES-ONLINE, responsabilitatea corectării datelor transmise în Registru aparține angajatorului.

Greșeli frecvente la redactarea adeverinței

Una dintre cele mai frecvente greșeli este menționarea numai a perioadei totale, fără prezentarea funcțiilor succesive. Această omisiune poate împiedica dovedirea vechimii într-o anumită specialitate.

O altă problemă este neindicarea suspendărilor contractului. Dacă acestea nu sunt prezentate, durata calculată poate fi interpretată greșit.

Trebuie evitate și confundarea salariului de bază cu venitul total, omiterea normei parțiale, folosirea unui cod COR greșit și calcularea vechimii fără verificarea datelor exacte de început și de sfârșit.

De ce este util un model completat online

Un model de adeverință de vechime în muncă completat online ajută la prezentarea ordonată a contractelor, funcțiilor, perioadelor lucrate, salariilor și suspendărilor. Formularul poate fi adaptat pentru un salariat activ, un fost angajat sau o persoană care a ocupat mai multe funcții la același angajator.

După completare, documentul poate fi descărcat în format PDF sau DOC, verificat în raport cu REGES-ONLINE și dosarul personal și semnat de reprezentantul autorizat. Salariatul trebuie să păstreze adeverința împreună cu extrasul din Registru și celelalte documente privind raportul de muncă.