Conventie de incetare a contractului de inchiriere – model actualizat pentru anul 2026

Convenție de încetare a contractului de închiriere – model pentru încheierea amiabilă a chiriei

O convenție de încetare a contractului de închiriere este documentul prin care proprietarul și chiriașul stabilesc de comun acord încetarea raportului locativ. Convenția poate fi utilizată pentru un apartament, o casă, o cameră, un spațiu comercial, un birou, un garaj sau un alt bun transmis temporar spre folosință.

Prin semnarea documentului, părțile pot alege o dată de încetare diferită de termenul prevăzut inițial și pot clarifica predarea imobilului, plata chiriei, utilitățile, restituirea garanției și situația eventualelor deteriorări. Încetarea prin acord este diferită de rezilierea pentru neexecutarea obligațiilor și de denunțarea unilaterală transmisă numai de una dintre părți.

Contractele de locațiune pot înceta prin acordul de voință al părților, prin expirarea termenului, prin reziliere pentru neexecutare sau prin alte cauze prevăzute de lege ori de contract. Atunci când proprietarul și chiriașul sunt de acord, convenția scrisă este una dintre cele mai clare modalități de a consemna condițiile încetării.

Când se încheie convenția de încetare

Documentul poate fi folosit atunci când chiriașul dorește să plece înainte de expirarea contractului, iar proprietarul acceptă încetarea fără respectarea întregului termen de preaviz. Părțile pot conveni o dată apropiată și pot stabili dacă mai sunt datorate chirii sau alte sume.

Convenția este utilă și atunci când proprietarul dorește să recupereze imobilul, iar chiriașul acceptă să îl elibereze. În locul unei proceduri unilaterale, părțile stabilesc împreună data predării și obligațiile care trebuie îndeplinite până atunci.

Documentul poate fi încheiat și la expirarea normală a contractului, pentru a confirma că raportul nu se prelungește și că imobilul a fost restituit. Această soluție reduce riscul apariției unei discuții privind continuarea tacită a folosinței.

Încetarea înainte de termen

Dacă documentul inițial a fost încheiat pentru o perioadă determinată, convenția trebuie să precizeze că părțile renunță de comun acord la perioada rămasă. Nu este necesară invocarea culpei proprietarului sau a chiriașului dacă ambele părți acceptă încetarea.

Convenția poate elimina sau modifica preavizul prevăzut inițial. De exemplu, proprietarul poate accepta eliberarea imediată, iar chiriașul poate renunța la utilizarea spațiului fără să mai plătească chiria pentru întreaga perioadă rămasă.

Încetarea la expirarea contractului

La finalul perioadei contractuale, părțile pot semna un document prin care confirmă că închirierea se încheie și nu va fi prelungită. Convenția poate fi semnată înainte de expirare sau în ziua predării imobilului.

Este recomandată indicarea unei date calendaristice exacte. Formulări precum „la sfârșitul lunii” sau „după eliberarea apartamentului” pot produce neclarități privind ultima zi pentru care este datorată chiria.

Ce trebuie stabilit prin convenția de încetare

Identificarea contractului și a imobilului

Convenția trebuie să cuprindă datele complete ale proprietarului și chiriașului. Pentru persoanele fizice se înscriu numele, domiciliul și datele de identificare, iar pentru o societate se menționează denumirea, sediul, codul unic de înregistrare și reprezentantul legal.

Contractul inițial trebuie identificat prin dată și număr, dacă acesta există. Imobilul se descrie prin adresa completă și, atunci când este necesar, prin număr cadastral, numărul apartamentului, suprafață sau alte informații care îl individualizează.

Dacă au fost semnate acte adiționale, convenția poate menționa că încetarea privește contractul împreună cu toate modificările sale. În acest fel, părțile confirmă că nu rămâne activă o clauză adăugată ulterior.

Data încetării și eliberarea spațiului

Documentul trebuie să stabilească ultima zi în care chiriașul poate folosi imobilul. Până la această dată, acesta trebuie să își îndeplinească obligațiile privind plata, întreținerea și utilizarea corespunzătoare a spațiului.

Dacă predarea are loc înainte de data încetării, trebuie precizat dacă chiria mai este datorată pentru perioada dintre predare și încetarea juridică. Pentru evitarea unei asemenea diferențe, părțile pot stabili aceeași dată pentru încetare și predare.

La momentul predării, chiriașul trebuie să își ridice bunurile personale și să restituie toate cheile, telecomenzile, cardurile de acces și echipamentele primite de la proprietar.

Procesul-verbal de predare-primire

Convenția poate fi însoțită de un proces-verbal întocmit în ziua eliberării imobilului. În acesta se consemnează starea camerelor, mobilierului, instalațiilor, electrocasnicelor și a celorlalte bunuri incluse în închiriere.

Chiriașul are obligația de a restitui bunul în starea în care l-a primit, ținând cont de uzura rezultată dintr-o utilizare normală. Existența unui inventar sau a unui proces-verbal inițial permite compararea stării de la începutul și de la finalul închirierii.

În procesul-verbal pot fi înscrise indexurile contoarelor pentru energie electrică, gaze și apă. Este utilă realizarea unor fotografii datate, acceptate de ambele părți, mai ales dacă există deteriorări sau lucrări care trebuie verificate.

Chiria și utilitățile restante

Convenția trebuie să indice dacă chiria este achitată integral până la data încetării. Dacă există o sumă restantă, documentul poate stabili valoarea, scadența și modalitatea de plată.

Pentru utilitățile facturate ulterior predării, părțile pot conveni o regularizare. Proprietarul poate transmite copiile facturilor finale, iar chiriașul se obligă să achite consumul aferent perioadei în care a utilizat imobilul.

Nu este recomandată includerea unei declarații generale potrivit căreia toate obligațiile sunt stinse dacă facturile finale nu au fost încă emise. Convenția poate preciza că rămâne datorată numai regularizarea utilităților până la indexurile consemnate la predare.

Restituirea garanției

Dacă la începutul închirierii a fost plătită o garanție, convenția trebuie să stabilească suma care se restituie și termenul plății. Restituirea poate avea loc în ziua predării sau după primirea facturilor finale, potrivit înțelegerii părților.

Proprietarul poate reține din garanție numai sumele justificate potrivit contractului și situației reale, precum chirii restante, utilități neachitate sau costuri pentru deteriorări imputabile chiriașului. Reglementările privind depozitul de garanție prevăd posibilitatea reținerii sumelor datorate proprietarului, sub rezerva justificării lor.

Uzura normală nu trebuie confundată cu deteriorarea produsă prin folosire necorespunzătoare. Dacă există rețineri, acestea trebuie explicate și, pe cât posibil, susținute prin fotografii, devize, facturi sau alte documente.

Renunțarea la preaviz și penalități

Contractul inițial poate prevedea un preaviz sau o penalitate pentru plecarea înainte de termen. Prin convenție, proprietarul și chiriașul pot stabili dacă aceste condiții se mențin, se reduc sau nu se mai aplică.

Dacă proprietarul acceptă încetarea imediată fără penalități, acest lucru trebuie menționat expres. În lipsa unei clauze clare, poate apărea ulterior o solicitare de plată pentru perioada de preaviz.

De asemenea, chiriașul poate accepta renunțarea la o parte din garanție în schimbul eliberării anticipate, dacă această soluție este negociată liber și este prezentată transparent în document.

Declarația privind lipsa altor pretenții

După stabilirea tuturor plăților, părțile pot declara că nu mai au alte pretenții rezultate din contract. O asemenea clauză trebuie utilizată numai dacă situația financiară și starea imobilului sunt deja clarificate.

Dacă mai există facturi care urmează să fie emise sau reparații care trebuie evaluate, documentul trebuie să prevadă aceste excepții. O renunțare generală la orice pretenții poate împiedica ulterior solicitarea unei sume pe care partea nu a cunoscut-o la semnare.

Predarea documentelor și schimbarea domiciliului

Chiriașul trebuie să își actualizeze adresa pentru corespondență, contractele de furnizare, abonamentele și celelalte servicii asociate locuinței. Încetarea închirierii nu modifică automat domiciliul sau reședința înregistrată în actele oficiale.

Dacă proprietarul a permis stabilirea reședinței la adresa imobilului, părțile trebuie să clarifice documentele necesare după încetarea folosinței. Convenția poate fi utilizată ca dovadă a datei la care chiriașul a pierdut dreptul contractual de a ocupa spațiul.

Înregistrarea încetării contractului

Dacă documentul inițial a fost declarat unei autorități fiscale, unei instituții sau unei alte persoane, proprietarul trebuie să verifice dacă încetarea trebuie comunicată separat. Convenția semnată poate constitui documentul justificativ pentru actualizarea evidențelor.

Părțile trebuie să păstreze câte un exemplar original sau semnat electronic. Documentul poate fi necesar pentru justificarea veniturilor, a cheltuielilor, a schimbării sediului sau a datei la care a încetat dreptul de folosință.

Greșeli frecvente la redactarea convenției

Una dintre cele mai frecvente greșeli este indicarea numai a faptului că părțile „încetează contractul”, fără stabilirea unei date exacte. Documentul trebuie să delimiteze clar ultima zi de folosință și ultima zi pentru care se datorează chiria.

O altă problemă este omiterea garanției și a utilităților. Chiar dacă chiria este achitată, pot rămâne facturi emise ulterior sau sume reținute pentru deteriorări.

Trebuie evitate și predarea cheilor fără proces-verbal, lipsa indexurilor contoarelor și semnarea unei declarații privind lipsa pretențiilor înainte de verificarea imobilului. Convenția trebuie să reflecte situația reală și înțelegerea completă a părților.

De ce este util un model completat online

Un model de convenție de încetare a contractului de închiriere completat online ajută la introducerea corectă a datelor proprietarului, chiriașului, imobilului și contractului inițial. Formularul permite stabilirea datei de încetare, a predării, a plăților și a condițiilor privind garanția.

După completare, documentul poate fi descărcat în format PDF sau DOC, verificat și semnat de ambele părți. Convenția trebuie păstrată împreună cu procesul-verbal de predare-primire, fotografiile, dovezile plăților și documentele privind restituirea garanției.