Act aditional incetare contract inchiriere – model actualizat pentru anul 2026

Act adițional încetare contract închiriere – model pentru încheierea relației dintre proprietar și chiriaș

Un act adițional încetare contract închiriere este documentul prin care proprietarul și chiriașul stabilesc de comun acord că raportul de închiriere se încheie la o anumită dată. Documentul trebuie să identifice contractul inițial, imobilul, data încetării, obligațiile rămase, predarea spațiului, plata utilităților și restituirea garanției.

În practică, documentul mai poate fi denumit acord de încetare a contractului de închiriere, act adițional de încetare sau convenție de încetare. Atunci când ambele părți acceptă încheierea relației, denumirea exactă este mai puțin importantă decât conținutul clar și semnăturile tuturor persoanelor implicate.

Un model Act aditional incetare contract inchiriere nu trebuie să conțină numai o propoziție prin care părțile declară că închirierea încetează. Este necesară clarificarea chiriei, utilităților, garanției, cheilor, bunurilor, eventualelor deteriorări și a datei până la care chiriașul trebuie să elibereze efectiv spațiul.

Documentul poate fi folosit pentru un apartament, o casă, o cameră, un spațiu comercial, un birou, un garaj, un teren sau un alt bun transmis temporar în schimbul unei chirii. Clauzele trebuie adaptate tipului de bun și contractului inițial.

Când se folosește actul adițional de încetare

Actul este potrivit atunci când proprietarul și chiriașul decid împreună să încheie contractul înainte de data stabilită inițial.

Poate fi utilizat și atunci când contractul a ajuns la termen, dar părțile doresc să confirme în scris predarea imobilului și stingerea obligațiilor.

Documentul este util când chiriașul se mută mai devreme, proprietarul are nevoie de imobil, societatea își schimbă sediul, activitatea desfășurată în spațiu încetează sau părțile doresc să evite continuarea automată a închirierii.

Actul poate fi semnat și după transmiterea unei notificări, dacă părțile ajung ulterior la un acord privind data și condițiile concrete ale încetării.

Diferența dintre act adițional și notificarea de încetare

Actul adițional presupune acordul ambelor părți. Proprietarul și chiriașul negociază data încetării și obligațiile rămase, apoi semnează același document.

Notificarea reprezintă o declarație transmisă de o singură parte. Aceasta este utilizată când contractul permite denunțarea unilaterală, când închirierea este încheiată pe durată nedeterminată sau când există un alt temei pentru încetare.

O notificare nu trebuie prezentată drept act adițional, deoarece destinatarul nu este obligat să semneze o declarație unilaterală pentru ca aceasta să existe.

În schimb, un chiriaș nu poate pretinde că există un acord de încetare numai pentru că a trimis proprietarului un mesaj prin care anunță că va pleca.

Diferența dintre încetare, denunțare și reziliere

Încetarea prin acord are loc atunci când ambele părți acceptă încheierea contractului și stabilesc efectele acesteia.

Denunțarea unilaterală permite uneia dintre părți să pună capăt unui contract în condițiile prevăzute de lege sau de document, de regulă cu respectarea unui preaviz.

Rezilierea este legată de neexecutarea obligațiilor, precum neplata repetată a chiriei, folosirea necorespunzătoare a bunului sau refuzul proprietarului de a asigura folosința convenită.

Părțile trebuie să aleagă formularea care corespunde situației reale. Un act de încetare amiabilă nu trebuie să conțină acuzații privind încălcarea contractului dacă acestea nu sunt necesare și nu au fost clarificate.

Încetarea înainte de termen

Contractul încheiat pentru o perioadă determinată poate fi încheiat mai devreme dacă părțile sunt de acord.

Actul trebuie să indice noua dată finală și să precizeze că aceasta înlocuiește termenul stabilit în contractul inițial.

Părțile pot renunța la penalitatea prevăzută pentru plecarea anticipată sau pot stabili o sumă compensatorie.

Dacă proprietarul acceptă încetarea mai devreme fără penalități, acest lucru trebuie menționat expres pentru a evita o solicitare ulterioară privind chiria până la termenul inițial.

Încetarea la expirarea contractului

Un contract încheiat pe durată determinată ajunge, în principiu, la termenul stabilit. Totuși, situația practică trebuie clarificată atunci când chiriașul continuă să folosească bunul, iar proprietarul nu se opune.

Codul civil reglementează efectele expirării, ale continuării folosinței și ale restituirii bunului în secțiunea privind încetarea locațiunii. Din acest motiv, părțile care nu doresc continuarea trebuie să documenteze predarea și să evite menținerea unei situații neclare după termen.

Actul poate confirma că locațiunea nu se prelungește și că spațiul este predat la data convenită.

Identificarea contractului inițial

Documentul trebuie să indice numărul și data contractului de închiriere.

Dacă au fost semnate acte adiționale anterioare, acestea trebuie menționate, mai ales dacă au schimbat chiria, durata, suprafața sau părțile.

O formulare clară poate indica faptul că părțile încheie contractul inițial, astfel cum a fost modificat prin toate actele adiționale existente.

Dacă nu există un număr de contract, identificarea se poate face prin data semnării, părți și adresa imobilului.

Identificarea proprietarului

Proprietarul trebuie identificat prin nume, domiciliu, cod numeric personal și datele actului de identitate.

Pentru o societate se introduc denumirea, sediul, codul unic de înregistrare și reprezentantul care semnează.

Dacă sunt mai mulți proprietari care au semnat contractul inițial, toți trebuie să participe la încetare sau să fie reprezentați printr-o împuternicire valabilă.

Persoana care încasează chiria nu trebuie considerată automat proprietar ori reprezentant autorizat să încheie raportul.

Identificarea chiriașului

Chiriașul trebuie identificat prin aceleași date utilizate în contractul inițial, actualizate dacă între timp au intervenit schimbări.

Dacă locatarul este o societate, documentul trebuie semnat de administrator sau de reprezentantul împuternicit.

Persoanele care locuiesc în apartament, dar nu sunt părți ale contractului, nu pot semna în locul chiriașului fără mandat.

Identificarea exactă a bunului închiriat

Actul trebuie să indice adresa completă, numărul cadastral sau alte date prin care bunul poate fi recunoscut.

Dacă au fost închiriate și un loc de parcare, o boxă, un garaj, mobilier ori echipamente, documentul trebuie să precizeze că și acestea sunt restituite.

Pentru un spațiu comercial trebuie identificate încăperile, suprafața și anexele utilizate.

Data exactă a încetării

Data încetării trebuie diferențiată de data semnării actului.

Părțile pot semna documentul la 10 august și pot stabili încetarea la 31 august. În acest caz, drepturile și obligațiile contractuale continuă până la data finală, dacă nu se precizează altfel.

Este recomandată indicarea orei atunci când predarea are loc într-o anumită zi și pot apărea costuri ori evenimente legate de utilizarea spațiului.

Documentul trebuie să precizeze dacă obligația de plată a chiriei încetează la data juridică a încetării sau la predarea efectivă a bunului, în cazul în care acestea nu coincid.

Data predării imobilului

Predarea poate avea loc în aceeași zi cu încetarea sau la o dată diferită.

Dacă chiriașul primește câteva zile suplimentare pentru mutare, trebuie stabilit dacă pentru această perioadă datorează chirie, o indemnizație de ocupare sau numai utilitățile.

Proprietarul nu trebuie să accepte o dată juridică anterioară predării fără să clarifice cine răspunde pentru imobil în perioada intermediară.

Obligațiile care trebuie clarificate la încetare

Chiria datorată până la încetare

Actul trebuie să indice dacă toate chiriile au fost achitate sau dacă există un sold.

Dacă încetarea are loc în cursul lunii, părțile trebuie să stabilească dacă chiria se calculează proporțional cu numărul de zile sau se datorează integral.

Metoda trebuie să respecte contractul inițial ori acordul nou al părților.

Nu este suficientă formularea „chiria este la zi” dacă există transferuri neidentificate, penalități sau o lună contestată.

Penalitățile pentru plata cu întârziere

Dacă există penalități, actul trebuie să precizeze valoarea calculată până la data încetării.

Proprietarul poate renunța integral sau parțial la acestea pentru a încheia relația amiabil.

Renunțarea trebuie formulată expres. În lipsa unei clauze, semnarea încetării nu înseamnă automat că toate penalitățile anterioare au fost șterse.

Regularizarea utilităților

La predare trebuie consemnate indexurile pentru energie electrică, gaze, apă și alte utilități măsurabile.

Fotografiile contoarelor trebuie realizate astfel încât să fie vizibile indexul, seria și data.

Dacă ultima factură nu a fost emisă, actul trebuie să prevadă un mecanism de regularizare ulterioară.

Chiriașul poate fi obligat să achite consumurile aferente perioadei sale chiar dacă factura este emisă după încetarea contractului.

Cheltuielile asociației de proprietari

Pentru un apartament trebuie clarificate întreținerea, fondurile, penalitățile și consumurile repartizate.

Unele cheltuieli sunt afișate după predarea locuinței, motiv pentru care proprietarul poate păstra temporar o parte justificată din garanție, dacă acest mecanism este prevăzut și acceptat.

Nu trebuie reținută întreaga garanție pentru o perioadă nedeterminată numai pentru că ar putea apărea o factură viitoare.

Restituirea garanției

Actul trebuie să indice valoarea garanției plătite la începutul închirierii.

Trebuie precizat dacă aceasta se restituie integral la predare sau după regularizarea utilităților.

Dacă proprietarul reține o sumă, motivul și metoda de calcul trebuie consemnate.

Garanția nu trebuie confundată automat cu ultima chirie. Chiriașul nu poate decide unilateral să nu plătească ultima lună și să considere că proprietarul va utiliza garanția.

Termenul pentru restituirea garanției

Este recomandată stabilirea unei date ori a unui termen calculat de la predare sau de la primirea ultimei facturi.

Formularea „garanția va fi restituită după verificări” este prea generală.

Dacă o parte din sumă rămâne blocată pentru regularizare, actul trebuie să indice valoarea maximă și data la care se prezintă calculul final.

Compensarea garanției cu datoriile

Părțile pot conveni compensarea garanției cu chiria restantă, utilitățile ori costul unor reparații.

Actul trebuie să prezinte separat fiecare sumă, astfel încât soldul să poată fi verificat.

O formulare clară trebuie să arate valoarea inițială a garanției, datoriile scăzute și diferența care va fi restituită.

Starea bunului la restituire

Bunul trebuie comparat cu procesul-verbal și inventarul întocmite la început.

Uzura normală trebuie diferențiată de deteriorările produse prin neglijență ori utilizare contrară contractului.

Proprietarul nu trebuie să solicite aducerea unui obiect vechi într-o stare mai bună decât cea pe care o avea la predare.

Chiriașul nu trebuie să ascundă defectele, să acopere deteriorările prin reparații improvizate sau să refuze verificarea.

Deteriorările și lucrările de remediere

Dacă sunt constatate probleme, acestea trebuie descrise concret în procesul-verbal.

Pot fi menționate pereții deteriorați, obiectele lipsă, mobilierul rupt, instalațiile afectate ori modificările neautorizate.

Părțile trebuie să stabilească dacă reparațiile sunt realizate de chiriaș înainte de predare sau sunt plătite proprietarului.

Costurile nu trebuie evaluate arbitrar. Pot fi utilizate facturi, oferte, devize ori valoarea rezonabilă necesară remedierii.

Modificările și îmbunătățirile realizate de chiriaș

Actul trebuie să clarifice situația mobilierului fix, instalațiilor, aparatelor, pereților despărțitori și altor investiții.

Unele modificări pot rămâne fără despăgubire, altele pot fi demontate, iar pentru anumite investiții proprietarul poate plăti o sumă convenită.

Dacă chiriașul trebuie să readucă spațiul la starea inițială, termenul și lucrările trebuie stabilite înainte de predare.

Predarea cheilor și a mijloacelor de acces

Procesul-verbal trebuie să indice numărul cheilor, cardurilor, telecomenzilor și codurilor predate.

Chiriașul trebuie să returneze inclusiv duplicatele realizate în timpul contractului.

Proprietarul poate schimba codurile ori încuietorile după predare pentru protejarea bunului, fără a transforma acest cost într-o datorie automată a chiriașului.

Bunurile rămase în spațiu

Chiriașul trebuie să își ridice bunurile personale până la termenul stabilit.

Proprietarul nu trebuie să arunce sau să vândă imediat obiectele rămase fără o procedură clară.

Actul poate prevedea un termen scurt de ridicare, costurile de depozitare și modul de comunicare.

Bunurile abandonate trebuie diferențiate de obiectele uitate accidental.

Procesul-verbal de predare-primire

Actul de încetare stabilește cadrul juridic, iar procesul-verbal descrie situația efectivă a bunului.

Procesul-verbal trebuie semnat la verificarea spațiului și poate constitui anexă la actul adițional.

Este recomandată includerea indexurilor, inventarului, fotografiilor, cheilor, defectelor și observațiilor fiecărei părți.

Predarea cheilor fără proces-verbal poate face dificilă dovedirea stării și a datei exacte a restituirii.

Declarația că părțile nu mai au pretenții

O astfel de clauză trebuie utilizată cu atenție.

Dacă toate plățile și obligațiile sunt clarificate, părțile pot declara că nu mai au pretenții rezultate din contract.

Dacă facturile finale, reparațiile sau alte sume urmează să fie stabilite, clauza trebuie să includă excepțiile.

Chiriașul nu trebuie să semneze că nu mai are nicio pretenție dacă garanția nu a fost restituită, iar proprietarul nu trebuie să renunțe la creanțe pe care încă nu le poate calcula.

Încetarea unei închirieri folosite ca sediu social

Dacă spațiul este utilizat ca sediu social, profesional, punct de lucru sau sediu secundar, încetarea dreptului de folosință trebuie urmată de modificarea înregistrărilor corespunzătoare.

Actul poate obliga societatea să își schimbe sediul și să prezinte proprietarului dovada îndeplinirii formalităților într-un termen stabilit.

Proprietarul nu trebuie să presupună că semnarea actului elimină automat adresa din registrul comerțului sau din evidențele altor instituții.

Domiciliul și reședința stabilite la adresă

Dacă chiriașul ori alte persoane și-au stabilit domiciliul sau reședința în spațiul închiriat, trebuie analizate formalitățile necesare după pierderea dreptului de folosință.

Actul poate include obligația de actualizare a adresei, fără a pretinde că simpla semnare modifică automat evidențele administrative.

Contractele de utilități pe numele chiriașului

Chiriașul trebuie să solicite încetarea ori transferul contractelor de energie, gaze, internet și alte servicii încheiate pe numele său.

Data citirii finale și numărul solicitării către furnizor trebuie păstrate.

Proprietarul trebuie să coopereze atunci când furnizorul solicită documente privind dreptul asupra imobilului.

Asigurarea locuinței sau a bunurilor

Dacă chiriașul a încheiat o poliță pentru bunurile sale ori pentru răspunderea locativă, trebuie să verifice încetarea sau schimbarea adresei.

Proprietarul trebuie să informeze propriul asigurător dacă schimbarea utilizării ori eliberarea spațiului este relevantă pentru poliță.

Încetarea contractului înregistrat la ANAF

Pentru contractele de locațiune din patrimoniul personal supuse înregistrării fiscale, încetarea trebuie declarată prin procedura aplicabilă formularului C168.

Formularul oficial conține o secțiune distinctă pentru încetarea contractului de locațiune. Cererea se completează cu datele contractului inițial și data încetării.

Contractele și modificările ulterioare trebuie înregistrate la organul fiscal competent în termenul prevăzut, materialele ANAF indicând termenul de cel mult 30 de zile de la încheierea contractului sau de la producerea modificării.

Actul adițional semnat de părți trebuie păstrat împreună cu recipisa depunerii formularului și contractul inițial.

Cine declară încetarea la ANAF

Obligația revine, în situațiile vizate de procedură, locatorului persoană fizică ce obține venituri din cedarea folosinței bunurilor din patrimoniul personal.

Dacă există mai mulți proprietari, trebuie verificată persoana desemnată pentru înregistrare și modul în care sunt declarate veniturile.

Chiriașul poate solicita o copie a dovezii, dar nu trebuie să presupună că depunerea îi revine automat.

Actul adițional pentru un spațiu comercial

În cazul unui spațiu comercial trebuie clarificate și autorizațiile, firmele amplasate, reclama, amenajările, marfa și accesul după încetare.

Chiriașul trebuie să îndepărteze elementele proprii și să predea spațiul în starea convenită.

Dacă proprietarul păstrează unele amenajări, actul trebuie să stabilească dacă acestea sunt preluate gratuit sau în schimbul unei sume.

Trebuie clarificate TVA-ul, facturile finale și documentele contabile emise pentru ultima perioadă.

Încetarea închirierii unui bun mobil

Actul poate fi utilizat și pentru autoturisme, utilaje, echipamente ori alte bunuri mobile.

În acest caz trebuie consemnate seria, kilometrajul ori numărul de ore de funcționare, accesoriile, combustibilul și starea tehnică.

Documentele, cheile, manualele și echipamentele trebuie inventariate la restituire.

Semnarea de către un mandatar

O parte poate fi reprezentată de un mandatar dacă împuternicirea îi permite să accepte încetarea, să predea ori să primească bunul și să stabilească situația financiară.

O procură pentru administrarea curentă nu trebuie considerată automat suficientă pentru renunțarea la creanțe sau acceptarea unor despăgubiri.

Actul trebuie să identifice documentul de reprezentare.

Este necesar notarul

Pentru încetarea amiabilă a unui contract obișnuit de închiriere încheiat sub semnătură privată nu este, în general, necesară autentificarea notarială.

Dacă actul inițial a fost încheiat într-o formă specială, a fost înscris în cartea funciară sau conține obligații complexe, trebuie verificată forma potrivită pentru încetare.

Notarul poate fi util dacă există neînțelegeri privind identitatea, reprezentarea, plata unei sume importante sau predarea bunului.

Semnarea electronică

Părțile pot utiliza o semnătură electronică adecvată, dacă documentul permite identificarea semnatarilor și protejarea conținutului.

O imagine inserată cu semnătura nu oferă automat aceleași garanții ca o semnătură electronică verificabilă.

Procesul-verbal și fotografiile pot fi păstrate în format electronic alături de act.

Informații necesare pentru completarea actului

• datele de identificare ale proprietarului și chiriașului;
• numărul și data contractului inițial de închiriere;
• actele adiționale semnate anterior;
• adresa și identificarea completă a bunului;
• data juridică a încetării și data predării efective;
• valoarea chiriei finale și eventualele penalități;
• situația utilităților, întreținerii și facturilor restante;
• valoarea garanției și termenul restituirii;
• deteriorările, reparațiile și bunurile lipsă;
• indexurile contoarelor și lista cheilor predate;
• obligațiile privind sediul, domiciliul și utilitățile;
• procesul-verbal de predare și declarația privind pretențiile rămase.

Greșeli frecvente la redactarea actului adițional

O greșeală frecventă este utilizarea unei notificări unilaterale ca și cum ar reprezenta acordul ambelor părți.

Documentul nu trebuie să omită data exactă a încetării și data predării.

Garanția nu trebuie menționată numai prin formula „se va restitui ulterior”.

Utilitățile nu trebuie considerate achitate dacă ultimele facturi nu au fost emise.

Părțile nu trebuie să declare că nu mai au pretenții înainte de clarificarea tuturor sumelor.

Predarea nu trebuie realizată fără inventar, indexuri și evidența cheilor.

Deteriorările nu trebuie consemnate numai verbal.

Societatea nu trebuie să continue să utilizeze adresa ca sediu după încetarea dreptului de folosință.

Proprietarul nu trebuie să uite declararea încetării prin procedura fiscală aplicabilă.

Actul nu trebuie datat retroactiv pentru a ascunde o perioadă de folosință sau venituri obținute în realitate.

De ce este important un act de încetare complet

Documentul stabilește momentul în care chiria și dreptul de folosință încetează.

Proprietarul poate dovedi că a primit imobilul, cheile și bunurile incluse în inventar.

Chiriașul poate demonstra că a eliberat spațiul și poate solicita restituirea garanției.

Regularizarea utilităților și descrierea deteriorărilor reduc riscul unor pretenții apărute după predare.

Actul permite declararea corectă a încetării către ANAF și actualizarea celorlalte evidențe relevante.

Un Act adițional încetare contract închiriere bine redactat trebuie să fie semnat de toate părțile contractului inițial și completat printr-un proces-verbal de predare-primire. Documentul trebuie păstrat împreună cu fotografiile, indexurile, dovezile plăților, calculul garanției și confirmarea înregistrării fiscale, atunci când aceasta este necesară.